COP Galicia
El COPG avanza en el proceso de digitalización con la implementación de una noticia política de gestión documental y la conservación del archivo histórico de la mano de Unayta.
El Colexio Oficial de Psicoloxía de Galicia concluyó en 2024 un ambicioso proceso de diseño e implementación de una política de gestión documental con la intención de garantizar la preservación de la memoria colegial, que ahora cumple 45 años de existencia; así como optimizar los procesos de gestión administrativa.
Esta actuación realizada por UNAYTA completa el proceso de digitalización comenzado hace cinco años, con el diseño de una sede electrónica propia y con el reconocimiento del COPG como Autoridad de Registro para la emisión de certificados digitales, que permite que las personas colegiadas puedan identificarse y firmar mediante la firma electrónica cualificada.
El proceso que dio lugar a la actual Política de Gestión Documental fue desarrollado por la empresa UNAYTA, consultora tecnológica especializada en Digitalización Documental y en la implementación de proyectos de Oficina Sin Papel. El COPG cumple así con el compromiso con la propia organización colegial y con la sociedad en general de crear un sistema de gestión documental de excelencia capaz de garantizar los derechos de la institución, los/as profesionales y las personas usuarias de sus servicios.
En el marco de esta actuación, se realizó una profunda intervención en el archivo documental, con una digitalización de una parte importante de los fondos, que permite que el histórico en papel pase a ser documentos auténticos, fiables, íntegros y con fácil disponibilidad para las personas interesadas.
Gracias al protocolo de digitalización, se pretende facilitar la integración de todas las herramientas de administración electrónica y sistemas de información usados por el COPG, así como impulsar la utilización del Archivo Único Digital, como repositorio electrónico documental del COPG. Este proceso que se desarrolló a lo largo del 2024, implicó también la formación y capacitación del equipo administrativo del COPG, a la hora de implementar la actual política de gestión documental. Para eso, desde UNAYTA también se elaboró un protocolo de actuación para la gestión de expedientes y documentos de archivo, en el que se contemplan las diferentes fases de la tramitación de los elementos en el histórico, tanto en soporte papel como electrónico.